2.3 Vitendakazi (Functions) Muhimu zaidi na Matumizi Yake

A. SUM (Jumla) - Undani zaidi

=SUM(A1:A10) - Inajumlisha namba kutoka A1 hadi A10

Matumizi ya Kipekee:

1. Kuongeza safu nyingi: =SUM(A1:A10, C1:C10, E1:E5)

2. Kujumlisha kwa masharti: =SUMIF(A1:A10, ">5000") (Inajumlisha thamani >5000 pekee)

3. Kwa masharti mbalimbali: =SUMIFS(C1:C10, A1:A10, "Mauzo", B1:B10, ">=100")

Mfano wa Maisha Halisi:

• Jumla ya mshahara wa wafanyakazi wote

• Jumla ya mauzo ya mwezi

Kikosi cha Kumbukumbu:

=SUM(safu_ya_kwanza:safu_ya_mwisho)
=SUMIF(safu_ya_kuangalia, masharti, [safu_ya_kujumlisha])
=SUMIFS(safu_ya_kujumlisha, safu1, masharti1, safu2, masharti2)

B. AVERAGE (Wastani) - Maelezo ya Ziada

=AVERAGE(B2:B8) - Inahesabu wastani wa namba

Vipengele Maalum:

1. Haisumbui seli tupu

2. Inapuuza maandishi na seli zenye makosa

3. Wastani wa masharti: =AVERAGEIF(B2:B8, ">=50")

Mfano Matumizi:

• Wastani wa alama za darasani

• Wastani wa mauzo ya mwezi

Kosa la Kawaida:
#DIV/0! - Hutokea wakati hakuna namba kwenye safu

C. MAX na MIN - Upanuzi wa Matumizi

MAX (Thamani ya Juu)

=MAX(C1:C5)

Matumizi Maalum:

1. Kutambua rekodi ya juu: =MAX(IF(A1:A10="Mauzo", B1:B10)) (Ctrl+Shift+Enter kwa Excel)

2. Pamoja na masharti: =MAXIFS(C1:C10, A1:A10, "Mauzo")

MIN (Thamani ya Chini)

=MIN(D1:D5)

Matumizi ya Kipekee:

• Kutambua bei ya chini kabisa kwenye orodha ya bidhaa

• Kupata mwisho wa muda wa mradi

Jedwali la Kulinganisha:

D. COUNT (Hesabu ya Seli) - Uelewa wa Kina

=COUNT(E1:E20) - Inahesabu seli zilizo na namba pekee

Aina Nyingine:

1. COUNTA: Inahesabu seli zozote zisizo tupu (pamoja na maandishi)
   =COUNTA(A1:A10)

2. COUNTBLANK: Inahesabu seli tupu
   =COUNTBLANK(B1:B20)

3. COUNTIF: Inahesabu kwa masharti
   =COUNTIF(C1:C10, ">=50")

Mifano ya Matumizi:

• Hesabu ya wafanyakazi waliomaliza mafunzo

• Idadi ya bidhaa zilizouza zaidi ya 100 kwa mwezi

Mchoro wa Mfano:

[Seli A1:A5] 10, "Text", 15, 0, #N/A
=COUNT(A1:A5) → 3 (10,15,0)
=COUNTA(A1:A5) → 4 (pia "Text")
=COUNTBLANK(A1:A5) → 0

Vitendakazi Vingine Muhimu

E. SUM na AVERAGE kwa Masharti

1. =SUMIF(masafa_ya_kukagulia, masharti, [masafa_ya_kujumlisha])

   • Mfano: =SUMIF(B2:B10, ">1000", C2:C10)

2. =AVERAGEIF(masafa_ya_kukagulia, masharti, [masafa_ya_wastani])

   • Mfano: =AVERAGEIF(A2:A10, "Mauzo", B2:B10)

F. COUNTIFS na SUMIFS

• =COUNTIFS(masafa1, masharti1, masafa2, masharti2,...)

• =SUMIFS(masafa_ya_kujumlisha, masafa1, masharti1, masafa2, masharti2,...)

Mfano wa Maisha Halisi:

=COUNTIFS(A2:A100, "Mauzo", B2:B100, ">=100000", C2:C100, "Jan")
=SUMIFS(D2:D100, A2:A100, "Mauzo", B2:B100, "Nairobi")

Mazoezi ya Vitendo

1. Tengeneza jedwali la mauzo ya mwezi:

   • Safu A: Mwezi (Jan, Feb, Mar)

   • Safu B: Aina ya Bidhaa (A, B, C)

   • Safu C: Kiasi cha Mauzo

2. Tumia vitendakazi kuhesabu:

   • Jumla ya mauzo ya kila bidhaa (SUMIF)

   • Wastani wa mauzo ya Feb (AVERAGEIF)

   • Idadi ya siku zilizouza zaidi ya 1,000 (COUNTIF)

3. Tafuta:

   • Kiasi kikubwa cha mauzo (MAX)

   • Kiasi kidogo cha mauzo (MIN)

Marejeleo ya Ziada

📘 Vitabu:

• "Excel Formulas and Functions For Dummies" - Ken Bluttman

• "Google Sheets Ninja" - Graham Fisher

Hitimisho

Umejifunza:
✅ Kutumia vitendakazi vya msingi (SUM, AVERAGE, MAX, MIN, COUNT)
✅ Matumizi ya vitendakazi vya masharti (SUMIF, COUNTIF, n.k)
✅ Kutofautisha kati ya aina mbalimbali za vitendakazi vya hesabu
✅ Kutatua matatizo ya kawaida na kuepuka makosa

Hatua ya Pili: Jifunze kuhusu VLOOKUP na PivotTables kwa uchambuzi wa data wa hali ya juu!